Jak fungujeme ve SMWORKS 🧡
Jedna smečka. Jasné dohody. Víc prostoru na dobrou práci.Nejsme jedna smečka jen na webu, v prezentacích nebo na společné fotce. Jsme jí hlavně v každodenní práci — u klienta, v kanceláři, v kalendáři i v MS Teams.
Aby nám to spolu šlapalo, držíme se několika jednoduchých dohod. Nejsou tu proto, aby nás hlídaly. Pomáhají nám spolupracovat s důvěrou, bez zbytečných dohadů a s dostatkem prostoru na práci, za kterou se můžeme postavit.
1. Jsme jedna smečka
Nezáleží na tom, jakou máme roli, odkud pracujeme ani jakou formou spolupracujeme. Pořád jsme součástí jednoho týmu — a hrdě se k tomu hlásíme online i offline.
Každý z nás reprezentuje SMWORKS před klienty, partnery i ostatními členy smečky. Společně neseme odpovědnost za kvalitu práce, fungující spolupráci i dobré jméno SMWORKS.
Na „moje práce“ a „tvoje práce“ si nehrajeme.
Když je potřeba pomoct, pomůžeme. Když vidíme problém, nečekáme, až ho vyřeší někdo jiný.
2. Flexibilita stojí na důvěře
Flexibilita u nás není bonusová disciplína ani volná jízdenka. Je to způsob práce postavený na důvěře a odpovědnosti.
Každý máme trochu jiný režim podle role, projektů a domluvené formy spolupráce. Jedno ale platí pro všechny: naše flexibilita nesmí brzdit tým, klienta ani kvalitu práce.
Společně proto hledáme nastavení, které bude dlouhodobě fungovat pro člověka, smečku i klienty.
3. Ve společný čas jsme na příjmu
Každý pracovní den držíme dva společné bloky: 9:00–11:00 a 13:00–15:00.
V těchto časech jsme dostupní pro tým, klienty i společnou práci.
Mimo společné bloky si každý skládá pracovní den podle své role, projektů a domluveného režimu. Rozsah práce vždy odpovídá sjednané formě spolupráce — ať už jde o pracovní poměr, zkrácený úvazek, IČO nebo jiné nastavení.
Flexibilně neznamená neviditelně.
4. Komunikujeme jasně. A včas.
Hlavním místem pro interní komunikaci je MS Teams. Patří sem chaty, kanály i videohovory.
Pracovní zprávu můžeme poslat kdykoliv. Reakci ale očekáváme především ve společných pracovních blocích.
Mezi 9:00 a 15:00 odpovídáme na pracovní zprávy zpravidla v řádu hodin, pokud zrovna nejsme u klienta nebo nemáme vyhrazený blok na soustředěnou práci.
Nejpozději do 24 hodin dáváme alespoň základní reakci. Klidně jen 👀v MS Teams, aby druhý věděl, že jsme zprávu viděli. Reakce neznamená, že musíme mít věc hned vyřešenou. Stačí dát vědět, že o ní víme a kdy se k ní vrátíme. V e-mailu třeba: „Ahoj, díky, registruji. Ozvu se k tomu příští týden.“ Víkendy, svátky a čas odpočinku do toho nepočítáme. Na e-maily reagujeme nejpozději do 48 hodin.
Když se změní naše dostupnost, účast na schůzce nebo možnost splnit domluvený termín, dáváme co nejdřív vědět všem, kterých se to týká.
5. Urgent znamená opravdu urgent
Ne každá komplikace je požár. Červený vykřičník si necháváme na chvíle, kdy skutečně hoří.
Označení URGENT používáme pouze tehdy, když by neřešení situace mohlo:
- způsobit finanční škodu,
- poškodit dobré jméno SMWORKS,
- významně ohrozit klienta nebo projekt.
Když potřebujeme konkrétního člověka, postupujeme takhle:
- zavoláme přes MS Teams,
-
potom přes telefon,
-
pokud se nedovoláme, použijeme označení ❗ URGENT.
Potřebujeme-li rychle oslovit víc lidí, využijeme kanál #Urgent.
SMS nepoužíváme jako standardní pracovní komunikační kanál.
6. Schůzky mají smysl
Schůzka bez cíle je jen společně strávený čas. A toho máme všichni málo.
Každá schůzka proto má jasný cíl, agendu a vlastníka schůzky.
Vlastník drží kormidlo od začátku do konce. Připraví schůzku, vybere správné účastníky, zkontroluje kalendáře, zajistí místnost, postará se o průběh a po setkání vrátí prostor do pořádku.
Pokud schůzku do kalendáře zakládá někdo jiný než její vlastník, předem si spolu vyjasní, kdo za co odpovídá.
Schůzky plánujeme standardně na 25 nebo 55 minut. Mezi nimi necháváme minimálně 5 minut prostor na přesun, přípravu nebo aspoň pár nádechů. Delší setkání domlouváme předem.
A chodíme včas. Ideálně minutu před začátkem, ne s omluvou pět minut po něm.
7. Jsme předvídatelní
Kalendář nemá být detektivka.
Udržujeme ho aktuální minimálně týden dopředu. Na první pohled z něj musí být jasné, kdy pracujeme a kdy jsme k dispozici.
Respektujeme bloky na soustředěnou práci i čas ostatních. Když se naše dostupnost změní, dáváme o tom včas vědět organizátorovi schůzky nebo lidem, kterých se změna týká.
Čím míň musí ostatní hádat, tím líp se celé smečce pracuje.
8. Nástroje držíme pohromadě
Jednotné nástroje nám šetří čas, nervy i pátrání po souboru s názvem final_oprava_final2.
Každá důležitá informace má jedno jasné místo. Ne pět verzí na čtyřech platformách.
Proto používáme:
- MS Teams pro interní komunikaci,
- Planner / Projektovník pro správu úkolů,
- SharePoint pro všechna firemní data,
- e-mail hlavně pro externí komunikaci a dlouhodobé agendy s MNGT týmem.
9. Prostor sdílíme. Respekt taky.
Kanceláře jsou společný pracovní prostor celé smečky.
Dodržujeme princip Clean Desk, respektujeme sdílená pracovní místa a po sobě necháváme prostor připravený pro dalšího člověka. Tak, jak bychom ho sami chtěli najít.
Call budky využíváme přednostně pro individuální online hovory. Větší zasedací místnosti necháváme týmovým setkáním a klientským schůzkám.
10. Potkáváme se i bez obrazovky
Online spolupráce je praktická. Osobní vztahy ale sama nepostaví.
Proto máme společné standupy, brunche, teambuildingy, strategické výjezdy i neformální akce. Potkáváme se, sdílíme zkušenosti, slavíme úspěchy a občas si společně přiznáme, co se úplně nepovedlo.
Kulturu SMWORKS neukládáme jen do dokumentů.
Žijeme ji.
11. Pravidla jsou mantinely, ne okovy
Tenhle text není směrnice vytesaná do kamene ani nástroj kontroly.
Je to společná dohoda o tom, jak chceme, aby se nám ve SMWORKS dobře pracovalo. Pravidla nejsou cílem. Jsou mantinely, díky kterým máme víc důvěry, míň nedorozumění a dostatek prostoru dělat skvělou práci.
A přesně o to nám jde.